Odcinek #1 – Jak pracować produktywnie?

Witam Cię w pierwszym odcinku podcastu, w którym zderzymy sposoby przedsiębiorcy i człowieka korporacji na bardziej wydajną, produktywną pracę. Czy wiesz, że średnio skupiamy się na pracy tylko przez 3 godziny spośród 8? Jeśli chcesz to zmienić, zapraszam do słuchania podcastu na playerze poniżej lub na platformach podcastowych.

kliknij na zieloną ikonę powyżej, by przenieść się na youtube lub platformę podcastową

Jeśli wolisz czytać, a nie słuchać – transkrypcja całości poniżej:

Słuchasz podcastu „I tu się nie zgodzę”, który obala mity i uczy jak pracować mądrzej, a nie więcej.

Dzień dobry, witam cię w nowym odcinku podcastu i tu się nie zgodzę. Ja nazywam się Agnieszka Konieczna i od paru lat prowadzę własną pracownię projektowania wnętrz. Towarzyszy mi mój mąż Michał
Cześć, witam wszystkich!
Który od zawsze jest człowiekiem korporacji. Jeśli tak jak my lubisz rozkminić tematy zawodowo-biznesowe, poddawać w wątpliwość zasłyszane zasady i obiegowe opinie i nie boisz się nie zgadzać z ekspertami zapraszam do słuchania dalej
W dzisiejszym odcinku będziemy mówić o produktywności i wydajności czyli jak zgodnie z naszym motto: „jak pracować mądrzej a nie więcej” podzielimy się naszymi doświadczeniami z pracy, różnymi pomysłami na to jak sobie dobrze ułożyć pracę tak, żeby zrobić jak najwięcej i zrobić to w sensownym czasie tak żeby zostało nam też trochę czasu dla siebie.
Tak… myślę, że szczególnie temat wydajności i produktywności jest istotne w kontekście własnej firmy, bo pracując na etacie ja przynajmniej tak miałam, nie przyjmowałam się aż tak bardzo swoją wydajnością, zawsze miałam taką wewnętrzną potrzebę, żeby pracować jak najlepiej, jak najszybciej, natomiast ponieważ moi szefowie tego za bardzo nie wspierali, a wręcz mieli to gdzieś… to ja też w zależności od tego gdzie akurat pracowałam tym się bardziej lub mniej przejmowałam. Natomiast w momencie jak założyłam firmę to okazało się, że to hasło: „czas to pieniądz” jest bardzo dosłowne – czyli im więcej zrobimy w te osiem czy tam ileś godzin, które sobie założyliśmy pracy, tym faktycznie więcej zarobimy. No i to jest taki fakt, który bardzo mocno mnie uderzył na początku, ale ponieważ tak jak przed chwilą powiedziałam ta wydajność zawsze mnie kręciła i zawsze miałam taką swoją własną potrzebę nawet ścigania się sama ze sobą jeżeli nie miałam jakichś zewnętrznych celów, zewnętrznych motywacji no to całkiem to była dobra wiadomość, że ten czas to pieniądz bo mogłam sobie dopasować tą swoją pracę tak, żeby faktycznie ona dawała jak najwięcej w jak najkrótszym czasie oczywiście przy zachowaniu dobrej jakości efektów – no bo to też jest ważne – a pieniądze były coraz większe. Więc to myślę, że jest taki temat, który bardzo mocno może wpłynąć na to ile pracujemy – czyli nie dwanaście godzin dziennie bo to jest zło, ale też ile zarabiamy, no a myślę że to zainteresuje każdego.
No ja tak powiem właśnie, że w kontekście tym co powiedziałaś, że to się zmienia bardzo kiedy się zaczyna pracować na własny rachunek, to właśnie w pracy na etacie jest tak, że zazwyczaj jak pracujemy na umowę to niezależnie od tego ile faktycznie pracujemy no to wypłata jest taka sama, tak? No oczywiście jak ktoś będzie bardzo przesadzał i nie będzie robił nic – no to ryzykuje to, że z tą pracą się pożegna po prostu i będzie miał wtedy na koncie okrągłe zero co miesiąc – zamiast wypłaty. Natomiast to co potencjalnie może być motywacją, to są takie rzeczy trochę, trochę mniej materialne, na przykład – jeśli pracujemy efektywniej to jest szansa, że wyjdziemy do domu po ośmiu godzinach i nie będziemy musieli na przykład zostawać w nadgodzinach, tak?
Tak, a jeżeli mamy własną firmę jesteśmy sobie szefem, no to ja nieraz robię także jak mi się coś uda zrobić ultrawydajnie, na przykład zakładałam, że mi to zajmie pięć godzin, a zajęło cztery – no to ja tego dnia pracuje godzinę mniej, bo ja robię sobie święto, robię sobie nagrodę za to, że coś mi zajęło mniej czasu.
To jest myślę bardzo fajne żeby tak się nagradzać za to, że coś nam się udało zrobić lepiej.
Tak! No bo jeżeli jedynym efektem tego, że pracujemy szybciej jest to, że szef nam wkłada coraz więcej albo my sami sobie wkładamy coraz więcej i więcej rzeczy do zrobienia, no to prędzej dostaniemy depresji niż będziemy mieć motywację żeby faktycznie pracować maksymalnie efektywnie.
Tak. No i właśnie w kontekście pracy na etacie drugą taką potencjalną motywacją jest to, że jeśli dobrze potrafimy sprzedać to, że potrafimy pracować wydajniej no to jest to potem jakiś argument za tym, jeśli na przykład staramy się o awans albo przeniesienie na jakąś inną pozycję, na której nam zależy czy takie właśnie bardziej w kontekście takiego budowania swojego wizerunku pracowniczego jako osoby, która potrafi pracować wydajnie. Natomiast bardzo drogą donikąd jest to jak ty wspomniałaś, że jeśli po prostu próbujemy cisnąć, cisnąć coraz bardziej no to często sprowadza się to do tego, że dostajemy po prostu coraz więcej obowiązków, no bo zawsze jesteśmy tą osobą, która się z tym wyrobi, która znajdzie czas… I to jest trochę ślepa uliczka. Bo pracujemy coraz wydajniej ale nie mamy z tego de facto żadnych korzyści w takiej sytuacji.
Tak, oprócz tego, że nasze ciało w którymś momencie się podda i powie nara! Myślę, że to bardzo zależy od szefa tudzież od od człowieka samego w sobie, jeżeli ktoś sobie jest szefem i ma własną firmę, no bo jeden szef doceni to, że ma wydajnego pracownika i wydaje mi się, że trochę więcej jest już takich szefów. Ja na przykład jak robiłam jakieś ogłoszenia rekrutacyjne, no to nie chciałam podawać konkretnej kwoty. Ja wiem, że to wielu ludzi wkurza, że się nie podaje konkretnej kwoty wynagrodzenia. Natomiast ja wychodzę z założenia, że po prostu dopasowuje się do tego jakie ktoś ma oczekiwania finansowe, jeżeli te jego oczekiwania finansowe mi nie odpowiadają na to po prostu nie zatrudnię tej osoby. Ale nie chcę narzucać, bo uważam że jakby ta kwota powinna wyjść od danego pracownika… Ale to dzisiaj nie o tym! W tych swoich ogłoszeniach też zwykle wpisywałam tą wielkość wynagrodzenia, że jest uzależniona od umiejętności i od czasu pracy, od wydajności pracy i mam wrażenie, że – nie wiem czy po prostu zaczęłam to częściej widzieć jak sama zaczęłam tak wpisywać, ale coraz więcej ogłoszeń właśnie ma to hasło, że to wynagrodzenie zależy od tego jaki ktoś ma tempo pracy, bo to jest ogromna różnica czy ktoś robi jeden projekt w miesiącu, czy robi dziesięć projektów miesiącu o podobnej wielkości, nie? Więc to bezpośrednio przekłada się na to ile firma zarabia i bezpośrednio się może, ale nie musi niestety przełożyć na to ile danemu pracownikowi pracodawca będzie chciał zapłacić albo będzie mógł zapłacić. No bo jeżeli pracownik tak bardzo wolno pracuje, że nawet nie zarabia na własną pensję to utrzymywanie takiego pracownika nie ma sensu. Oczywiście na początku jest to naturalne no ale w pewnym momencie ten trend po prostu musi się zmienić i pracownik musi zacząć zarabiać więcej niż sam dostaje jako pensja, żeby po prostu się to opłacało pracodawcy.
Też w twoim kontekście jest tak, że ty zatrudniasz podwykonawców do konkretnych rzeczy, więc tak jakby to dla nich jest kwestia czy dane zlecenie zrobią w, nie wiem, dwadzieścia godzin czy w czterdzieści no to zarobią tyle samo, tak? No więc opłaca im się to zrobić jak najszybciej.
Oczywiście, więc tutaj powiedzieliśmy o tym, że jak się pracuje na własny rachunek to bardzo się opłaca być wydajnym, jak się pracuje dla kogoś na etacie to opłaca się być wydajnym, bo jest szansa, że z tego się zrobi swoją markę jako pracownika i dostanie się awans albo dostanie się większe wynagrodzenie.
Ale trzeba być wydajnym w taki mądry sposób. Trzeba wiedzieć dokąd się zmierza z tą swoją wydajnością.
Tak, ale jak się jest freelancerem i się pracuje właśnie dla większej ilości firm na własny rachunek, tak jakby jest się troszkę jedną nogą w etacie a drugą nogą na własnej działalności, to też się to opłaca, tak właśnie jak przed chwilą powiedziałeś. Jak są takie momenty, że kogoś się zatrudnia jako podwykonawcę do konkretnego zlecenia, do konkretnego zadania – no to znowu to ma przełożenie bardzo jeden do jeden ile tej osobie zajmie zrobienie tego tego zadania a ile na tym zarobi w kontekście jednej godziny pracy, nie? Rozgadaliśmy się na ten temat.
Tak, powiedzieliśmy takie rzeczy, które są takie oczywiste. Chodzi nam o to, żeby opowiedzieć jak to zrobić.
Może powiedz jeszcze o jednej rzeczy, która dawno dawno temu, parę lat temu sprawiło że Konieczna po raz pierwszy spojrzała na Koniecznego z podziwem. Mianowicie Konieczny opowiedział o swojej karierze zawodowej w kontekście tego, że buduje właśnie taką swoją markę, trochę brzmi to górnolotnie, ale buduje swoją markę jako pracownika na tym, że zawsze kombinuje jak zrobić dane dane zadania jak najszybciej w tym sensie, że, nie wiem, pisze programy, które zrobią to za niego i tak dalej.
To jest takie trochę kreatywne lenistwo jak ja to nazywam. Zaczęło się od tego że poznałem Excela – to jest takie magiczne narzędzie, miłość od dawnych czasów, bo Excela nie znałem w zasadzie znałem tak tak o, tak jak każdy mniej więcej z lekcji informatyki w szkole, czyli czyli bardzo bardzo w ograniczonym stopniu. Natomiast korporacje absolutnie stoją na Excelu i to jest podstawa przeżycia. I tego Excela się nauczyłem i bardzo mi się spodobał i zacząłem po prostu wymyślać sposoby jak, to co większość ludzi robi na piechotę gdzieś tam mozolnie przepisując te cyferki, jak to zrobić szybciej. I zacząłem właśnie najpierw pisać jakieś takie bardziej skomplikowane formuły, potem zacząłem pisać w ogóle jakieś takie a’la programy w tym Excelu żeby to co wcześniej robiło się ręcznie – kopiuj, wklej, kopiuj, wklej, żeby to zrobić tak, że ja sobie klikam jeden przycisk i on mi sam to robi kopiuj, wklej, kopiuj, wklej. Tylko robi to z szybkością komputera, nie człowieka – dzięki czemu ten cały czas który ja bym spędzał na takim żmudnym i niewyobrażalnie nudnym zajęciu jak kopiowanie danych z jednego z jednego miejsca do drugiego zrobił na mnie komputer. Wymagało to oczywiście trochę czasu, żeby to stworzyć, z tym że to była taka inwestycja w przyszłość, tak? Załóżmy, że ja spędzę powiedzmy dwa tygodnie na zautomatyzowaniu jakiegoś jednego procesu i to jest inwestycja, która mi się zwróci powiedzmy w przeciągu trzech, czterech miesięcy, bo tyle po prostu czasu zaoszczędzę nie musząc zrobić tego ręcznie, no i przy okazji uprzyjemnia sobie swoją pracę oraz mogę też tym swoim pomysłem podzielić się z kolegami z zespołu, którzy być może robią bardzo podobne rzeczy i też mogą z tego skorzystać.
Bezpośrednio z tego albo zainspirować i zrobić coś podobnego pod swoje zadania.
Albo, na przykład tak zmodyfikować trochę. To akurat w korporacji to jest mega mega dobrze widziane jeśli właśnie robisz coś, co usprawnia pracę, co pomaga całemu zespołowi, bo to faktycznie pozwala pozwala w długiej perspektywie oszczędzać czas.
Fajnie, że w korporacjach takie rzeczy się docenia!
Był nawet cały taki program motywacyjny, że właśnie tam były całe tam algorytmy do przeliczania ile tam czasu zaoszczędziłeś, dostawałaś jakieś fanty za to, jakieś takie punkty można było wybrać jakiegoś tam sklepu.
Zazdroszczę totalnie, bo w czasach jak o tym mi powiedziałeś po raz pierwszy, czyli lata temu, ja pracowałam na etacie no i się zainspirowałam, stwierdziłam, że ja też porozkminiam jakby tutaj zrobić, żeby moją pracę wykonywać szybciej. Natomiast odbiło się od ścian, tzn. zrealizowałam ten pomysł i on mi bardzo ułatwia życie do dzisiaj bo go później jakby wyniosłam do do swojej pracy na własnej działalności, natomiast ani współpracownicy ani szefostwo ówczesne w ogóle tego nie doceniło. Jak powiedziałam swojemu szefowi że wymyśliłam takie coś, i że pozostałe dziewczyny też mogą z tego korzystać, że to super przyspieszy prace nad projektami, to odpowiedzią było: yhm…
I tak właśnie małe firmy potrafią zabić w pracownikach kreatywność i jakąś taką chęć do do poprawy czy zmiany czegoś.
Tak, do robienia nie tylko swoich, do wykonywania nie tylko swoich obowiązków ale robienia czegoś ponad to, bo myślę, że do tego trochę się to sprowadza, że właśnie jak pracownik ma taką okejkę i zachętę do tego, żeby żeby wyjść poza swoje obowiązki, a nie robić tylko to co mu się każe, no to wtedy może zadziać się magia… Okej, to możemy przechodzić do konkretnych sposobów, do teorii i naszych metod na bycie bardziej wydajnymi w pracy.
Chciałbym przedstawić taką metodę, która się nazywa kwadratem Eisenhowera albo schematem Eisenhowera, którą poznałem na jednym ze szkoleń w korporacji. Ta metoda polega na tym, że dzielimy swoje zadania według dwóch kryteriów na te, które są ważne i nieważne, i te, które są pilne albo mniej pilne. Tu taka może ciekawostka historyczna dlaczego to się nazywa jak się nazywa – pochodzi ta nazwa od cytatu z prezydenta Eisenhowera, prezydenta Stanów Zjednoczonych, który rzekomo powiedział, że ma dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Jego ważne problemy nigdy nie są pilne, jego pilne problemy nigdy nie są ważne. Natomiast dla naszych rozważań tutaj załóżmy, że jednak mamy wszystkie możliwe kombinacje i z każdą z tych kombinacji musimy inaczej zadziałać. Czyli w pierwszy tak jakby nasz kwadrat to są te rzeczy które są pilne i ważne, to są tak zwane kryzysy, które wymagają tego żeby się nimi od razu zająć, tak na na tak zwanym ASAPie. Następna rzecz to są rzeczy, które są ważne ale nie są pilne – czyli to są rzeczy, które na pewno chcemy zrobić ale nie musimy tego zrobić teraz i to co powinniśmy z nimi zrobić to dokładnie je zaplanować, kiedy chcemy się nimi zająć, przeznaczyć sobie na to czas, ustalić kiedy co jak – tak jak na przykład nasze przygotowywanie się do podcastu, to jest coś co było ważne dla nas, nie było jakoś specjalnie pilne, tylko wymagało tego żeby to zaplanować wszystko ogarnąć i w końcu to zrobić. I im więcej takich ważnych rzeczy zaplanujemy tym rzadziej one będą wpadały do tego pierwszego boxa tych pożarów, które będziemy musieli gasić, bo będziemy mieli to zaplanowane. Kolejną rzeczą są rzeczy, które są pilne ale nie są ważne. To są wszystkie takie małe, denerwujące rzeczy, którymi trzeba się zająć ale to są trochę takie pierdoły – jakiś tam właśnie mail, na który trzeba odpisać, jakaś sprawa, którą trzeba załatwić…
Albo telefon, który akurat w tej sekundzie dzwoni…
Tak, tak, to są rzeczy, co do których teoria radzi żeby je delegować w idealnym świecie. To było szkolenie w korporacji więc też skierowane w dużej mierze do ludzi, którzy zarządzają zespołami, którzy mają takie faktyczne możliwości delegowania do innych ludzi. W firmie jednoosobowej jest to trochę bardziej skomplikowane ale w dalszym ciągu można można z tym działać, o czym za chwilę opowiem. No i ostatnia nasza kombinacja to są rzeczy, które nie są ani pilne ani ważne, no i jak logika podpowiada to są rzeczy, z których powinniśmy w ogóle zrezygnować albo przynajmniej zastanowić się czy na pewno musimy je robić. I w ten sposób identyfikując takie takie rzeczy też możemy zaoszczędzić sobie czas. Natomiast to, gdzie najwięcej możemy zyskać to są właśnie w tym drugim i trzecim kwadracie czyli planowanie i delegowanie.
No myślę, że im bardziej się na tym skupimy tym tak jak powiedziałeś tych pożarów z pierwszego kwadratu będzie mniej, a też nauczymy się dobrze dysponować czasem pod kątem właśnie tych zaplanowanych działań i tego co co można odłożyć na później, jak to rozłożyć wszystko w czasie. Jeśli chodzi o posiadanie własnej firmy i oddelegowanie jeżeli jest się firmą jednoosobową to też można to zrobić. Jest taki zawód jak wirtualna asystentka. Wiem, że dla niektórych to jest oczywista oczywistość ale niektórzy wciąż robią wielkie oczy jak słyszą ten termin, więc wyjaśnię o co w tym wszystkim chodzi. Wirtualna asystentka to osoba, która wspomaga firmy, ludzi w wykonywaniu ich działań – to jest tak asystentka. Natomiast to słowo wirtualna wywodzi się z tego, że bardzo często ona działa po prostu on-line, działa dla wielu firm naraz. Najczęściej pracodawcy umawiają się z taką asystentką na konkretną pulę godzin w miesiącu, ona może pracować oczywiście na pełen etat ale może też poświęcać danemu zleceniodawcy tylko określoną ilość czasu i to później rozliczyć właśnie dla tych godzin. I to jest taka pomoc trochę od wszystkiego. Oczywiście te wirtualne asystentki mogą mieć jakieś swoje specjalizacje, mogą mieć obszary, w których są lepsze, obszary którymi w ogóle nie będą chciały się zajmować, natomiast jest to świetna pomoc przy właśnie jakiś takich rzeczach, które ani nie są pilne ani nie są ważne albo właśnie są pilne ale nie są dla nas na tyle istotne żeby rzucać wszystko, rzucać te nasze zaplanowane działania i się tym zajmować, tylko to jest taka doraźna pomoc w tematach, które są dla nas umiarkowanie istotne. Także ja tutaj mogę polecić, bo korzystam z pomocy Klaudii, która najprawdopodobniej właśnie edytuje ten podcast i to słyszy, pozdrawiamy!
Klaudia reklamujemy.
To jest bardzo fajna opcja, żeby właśnie odciążyć się od takich zadań, których właściciel firmy zawsze ma szeroką gamę ale nie wszystkimi chce się bezpośrednio zajmować bo nie wszystkie są na tyle istotne, żeby poświęcać na nie czas.
Tak, no i to jest takie rozwiązanie przede wszystkim dla małych firm albo właśnie jednoosobowych firm, które nie mają tych rzeczy na tyle żeby zatrudniać asystentkę na pełny etat, natomiast właśnie chętnie wspomogą się kimś kto zrobi to w jakimś tam zakresie godzinowym i to jest, no oczywiście ten czas kosztuje ale to jest taki taki rachunek, tak, że w tym czasie który zaoszczędzisz ty robisz tą swoją tak jakby główną pracę na której per saldo zarobisz więcej.
Dokładnie tak, myślę że to jest świetna opcja dla osób, którym się wydaje, że tych małych zadań, które mogą oddelegować nie jest aż tak dużo dlatego właśnie decydują się na kogoś na część etatu, natomiast potem jak to współpraca idzie dalej i człowiek widzi jak dużo umiejętności ma ta wirtualna asystentka, jak szeroką gamą zagadnień może się zajmować no to okazuje się, że po pewnym czasie prawdopodobnie dużo osób zatrudnia taką asystentkę na pełen etat albo chociaż na pół etatu, wiesz jakiś taki, zaczyna się tutaj jakaś struktura, a nie tylko zadania od zadania, bo okazuje się, że kurcze, faktycznie to jest bardzo wartościowe żeby trochę się opędzić od tych zadań, których wykonywać my nie musimy osobiście.
Tak, myślę że to jest w dużej mierze kwestia tego, żeby po pierwsze zdać sobie sprawę z tego, zidentyfikować te wszystkie rzeczy, które tak naprawdę nas nie wymagają bezpośrednio naszego zaangażowania, żebyśmy my się tym zajmowali od od a do z i po drugie też trochę spuścić z takiego trybu kontrolowania wszystkiego, bo też często są ludzie, którzy po prostu mają wrażenie zwłaszcza jeśli to jest właśnie ich firma, która jest ich źródłem utrzymania no to jest zrozumiałe, że mają taką potrzebę, żeby wiedzieć dokładnie co się w tej firmie dzieje, mieć tak jakby kontrolę nad wszystkimi zadaniami. Natomiast właśnie dla zwiększenia produktywności czy efektywności dobrze jest jednak w tych takich rzeczach, które nie są kluczowe dla tej firmy tak właśnie wrzucić na luz i powierzyć właśnie więcej odpowiedzialności tej osobie, do której potencjalnie te zadania delegujemy.
Jak najbardziej! Ja tutaj mogę polecić z własnego doświadczenia właśnie korzystanie z takiej wirtualnej asystentki. Myślałam, że mnie to trochę odciąży, odciąża mnie bardziej niż sądziłam, więc naprawdę fajne rozwiązanie… Jakie mamy kolejne polecajki jeżeli chodzi o zwiększenie wydajności własnej pracy.
To już konkretne przykłady twojej tak?
Tak. Ja pracuje w trybie dwie godziny plus pięć godzin, generalnie cały dzień mój pracy staram się zamknąć w siedmiu godzinach. Różnie to bywało w różnych okresach czasu, bo wiadomo, że to nie jest takie bardzo sztywne. Więc to nie jest tak, że ja jestem jakąś alfą i omegą i udaje mi się za każdym razem, każdego dnia zamknąć dzień pracy w tych siedmiu godzinach ale się staram. Czasem to jest mniej, czasem to jest więcej ale zazwyczaj mi się udaje. Jak są takie normalne miesiące, że nic mnie nie zaskakuje, nie ma rozpraszaczy no to faktycznie się to udaje. Dlaczego to sobie rozdzieliłam na dwie godziny plus pięć godzin? Miałam taki problem, który myślę, że dużo przedsiębiorców ma, że ciężko mi było właśnie skupić się na tych najważniejszych rzeczach i sensownie planować, tylko szłam bardziej na żywo. Miałam umiarkowanie zaplanowane zadania ale jeszcze wtedy stawiałam na taką spontaniczność, że na bieżąco wymyślałam co będę robić, bo wtedy jeszcze nie miałam aż takiej długiej kolejki klientów, też nie miałam aż, nie brałam sobie aż tyle projektów co teraz – no i miałam taki lekki chaos, że po prostu jak klient podjął jakąś decyzję no to ja wtedy mogłam iść dalej i tak oczywiście miałem zaplanowane na kilka dni do przodu, co będę którego dnia robić – natomiast przez to, że to szło tak bardziej na bieżąco, no to jeżeli danego dnia nie zrobiłam tego co zaplanowałam, to świat się nie zawalał. Prowadziło to do tego, że ja mimo, że tak jak wcześniej powiedziałam – mam takie naturalne tendencje do pilnowania siebie, do ścigania się sama ze sobą, do starania się w kierunku tego wypracować jak najbardziej wydajnie to łapałam się na tym, że nieraz miałam takie dni, że po prostu mijało te siedem godzin – ja nic nie zrobiłam… i myślę, że tutaj każdy się ze mną zgodzi, że tak miał, że przychodziło popołudnie, kończył się dzień pracy, no i tak jakby miało się na przykład dziesięć maili odhaczonych, jakieś tam zadanie mało istotne odhaczone, ale z tych rzeczy które faktycznie miało się zrobić – to nie było kuźwa nic, nie? Mijał cały dzień a ja nie otwarłam żadnego projektu, a na następny dzień miałam już jakieś kolejne zadania. Więc to się wszystko przesuwało i potem kolejnego dnia znowu się zajmowałam jakimiś pierdołami, a wiecie jak ktoś ma własną firmę, szczególnie jak ma własną firmę, bo jak jak pracuje na etacie to jest różnie w zależności od tego jak bardzo zróżnicowane ma zadanie, ale jak ma się własną firmę to tych zadań pierdołowatych jest mnóstwo! Zawsze jest coś do zrobienia, zawsze można napisać lepszą ofertę, zawsze można coś zaktualizować na stronie internetowej, zawsze można zaplanować jakieś posty na media społecznościowe, zawsze zadzwoni jakiś telefon z prośbą o oferty, o spotkanie i tak dalej, więc codziennie jest co najmniej dziesięć maili od przedstawicieli handlowych… Naprawdę zawsze jest mnóstwo takich rzeczy, które nie są ani pilne – no ważne to różnie ale na pewno nie są pilne, którymi człowiek ma po prostu ochotę się zająć bo one są przyjemne… ale efekt jest taki jeżeli się zapomnimy i przez calutki tydzień się zajmujemy tylko tymi nie istotnymi rzeczami, no to można się obudzić z ręką w nocniku, że się nic nie zrobiło z tego co się zaplanowało. Dlatego ja sobie wprowadziłam ten podział dwie godziny na pięć godzin, w trakcie których mam taki schemat, że przez te pierwsze dwie godziny zajmuje się rzeczami nie projektowymi, bo w pracy zajmuję się projektowaniem wnętrz i to jest ta moja esencja. Natomiast przez te dwie godziny zajmuję się odpisywaniem na maile, planowaniem kolejnych dni w pracy, analizowaniem kalendarza, analizowaniem, nie wiem – danych z google analytics, wrzucanie postów, które później będą opublikowane na mediach społecznościowych. Zajmuje się też księgowością: jak trzeba wysłać jakieś faktury czy cokolwiek. Tych pierdołowatych rzeczy jest mnóstwo ale zawsze pilnuję tego, żeby one się zmieściły w tych pierwszych dwóch godzinach, a potem przez pozostałe pięć godzin faktycznie staram się zajmować projektami, czyli tymi dużymi zadaniami, które sobie zaplanowałam na dany dzień. I to nie zawsze się idealnie dzieli na te dwie godziny vs. pięć godzin, czasem te małe zadania mi zajmują więcej czasu, czasem mniej, czasem jest tak, że w poniedziałek jest tyle maili z weekendu, że nie jestem w stanie otworzyć projektu nawet na godzinę. Natomiast no wtedy przez pozostałą część tygodnia zwykle się to jakoś tam wyrównuje. Więc chodzi bardziej o złapanie takiego schematu dnia który pozwoli na to, żeby powstrzymać samego siebie lub samą siebie przed zajmowaniem się przyjemnymi głupotami, przyjemnymi jak przyjemnymi, rzeczami które nie są pilne i których nie trzeba robić tego dnia, a już na pewno nie trzeba przez pełne siedem czy osiem godzin.
Tak, to są takie rzeczy, które po prostu można załatwić szybko, bo mam maila – pięć, dziesięć minut odpisze i już jestem ucieszony bo jedna rzecz z głowy. To jest takie takie trochę krótkoterminowe zadowolenie, że cieszę się z tego, że mam tego jednego maila mniej w skrzynce, natomiast tak jak powiedziałaś patrzę na koniec dnia potem i co? I okazuje się, że jednak tak naprawdę to się nic nie osiągnęło. Właśnie zajmując się tylko tak o cały czas tymi drobiazgami.
Jak określiłeś tego jednego maila, ale on nie był na liście zadań – on wszedł po prostu spontanicznie bo akurat ktoś go napisał ale on Cię nie przybliża do tego ogólnego celu, który był na dany dzień. Jakie jeszcze mamy inne metody? Mamy Toggl. To jest taka aplikacja, której ja używam od lat i ją absolutnie kocham i nie mogłabym bez niej żyć. Toggl to jest aplikacja, która zlicza czas poświęcony na dane zadanie, ta aplikacja jest darmowa w mniej zaawansowanej wersji, ja używam tej darmowej, w każdym razie – w tej podstawowej darmowej wersji wpisujemy sobie różne projekty. U mnie to zazwyczaj funkcjonuje – nazwą projektu jest imię i nazwisko danego klienta, no i możemy sobie wpisywać konkretne zadanie wewnątrz tego projektu i na zasadzie takiego playera zaznaczać kiedy zaczynamy, kiedy kończymy. Ja tego po prostu używam w tle przez calutki dzień. Jak zaczynam jakieś zadanie to sobie tam wklikuje, a kończąc to sobie odklikuje i wklikuje następne. Dzięki temu dokładnie wiem co ile mi zajmuje. Oczywiście na początku wymaga to pewnego przyzwyczajenia, żeby pamiętać, żeby to przeklikać, ale zaskakująco szybko się przyzwyczaja. Pamiętam, że jak to zobaczyłam w jednej z pracowni, w której pracowałam na etacie to byłam przerażona, że w ogóle kontrola pracownika i będą mnie sprawdzać czy pracuje osiem godzin dziennie. Można tam przeklikać jeżeli źle coś wklikacie, to możecie to potem edytować, więc jeżeli ktoś by chciał w ten sposób oszukiwać pracodawcę, to też może, więc to nie służy do kontroli pracownika. To służy bardziej do takiej samokontroli, może to nie jest najlepsze słowo, ale do monitorowania tego ile faktycznie nam to zajmie, ile zajmuje nam pisanie maili, ile zajmują nam faktyczne zadania wewnątrz danych projektów, które wykonujemy. W ten sposób też bardzo łatwo zliczyć ile zajął jakiś projekt od a do z. Jeżeli ktoś tak jak ja jest architektem wnętrz to dany projekt może zająć spokojnie kilka miesięcy i wtedy ciężko jest wyczuć ile poświęciliśmy czasu na tego klienta, a ile na innego, ile jeszcze na pięciu kolejnych, których projekty robiliśmy równolegle. No to wtedy właśnie Toggl wchodzi na białym koniu i pokazuje nam dokładne statystyki tego jakie zadanie ile nam zajęło, ile zajął ten projekt całościowo. W ten sposób ja za każdym razem mam taką chwilę chwały albo depresji na koniec projektów, jak on już wiecie – faktura już jest wystawiona, więc jest definitywny koniec, ja sobie obliczam jaki miałam zarobek na godzinę i czasem jest euforia czasem jest depresja ale w ten sposób dokładnie wiem który projekt jak mi się opłacił.
No i to właśnie chciałem powiedzieć, że to jest właśnie z perspektywy twojej jako pracodawcy czy przedsiębiorcy, że to ci pozwala wycenić właściwie swoją pracę – jeśli ty wiesz ile faktycznie czasu zajmuje ci dane zadanie.
Teoretycznie możesz też dostosowywać ofertę do tego. Bo jeżeli widzisz, że jakiś rodzaj projektu przynosi Ci statystycznie większy zarobek za godzinę niż inne, no to wiadomo, że to będzie ta preferowana oferta, a jeżeli coś ewidentnie przynosi mały zarobek na godzinę, no to możesz to w ogóle z tej oferty usunąć bo się to po prostu nie opłaca.
Natomiast jeśli chodzi o pracowników etatowych to tak jak powiedziałaś właśnie, że w którymś biurze była kontrola, to korporacjach niektórych też takie narzędzia są wprowadzane i to też generalnie reakcja jest podobna nie? Że – to tak było żartobliwie nazywane pastuchem – to jest właśnie takie narzędzie, że właśnie ma upilnować korpo owieczki, żeby się nie rozłaziły i robiły faktycznie to co mają robić.
Ale myślę, że tak motywacyjne to jest słabe, bo po prostu człowiek się czuje obserwowany i raczej to go nie zachęci do realnej pracy.
Natomiast oczywiście to zawsze było sprzedawane jako, że my nie chcemy was kontrolować tylko po prostu chcemy wiedzieć ile czasu nam zajmują poszczególne zadania, żeby tam potem wymyślić jak to usprawnić, gdzie tam możemy coś poprawić i tak dalej.
Myślę, że szczególnie przy zdalnych pracownikach to jest to istotne. Ja to też stosowałam zawsze właśnie jak ktoś dla mnie pracował bardziej na godziny niż na zadania, to prosiłam żeby używał Toggl po to żebym ja widziała jak planować tą pracę, bo ja po prostu nie wiem i prawdopodobnie ta osoba też nie wie tak w stu procentach ile zajmuje jej dane zadanie, a jeżeli ja chcę jak najwydajniej – może nie jak najwydajniej ale jak najbardziej realistycznie zaplanować następny na przykład miesiąc dla tego pracownika, to ja muszę wiedzieć czy zadanie x z zajmie jedną godzinę czy dziesięć godzin, bo to jest ogromna różnica.
Natomiast jeszcze taka może trochę zabawna historia, że w korpo też – to są zazwyczaj takie nie Toggl tylko jakieś tam programy specjalnie budowane, w której pracownicy mają mniejszą możliwość ingerencji tak jak już powiedziałaś, że mogą sobie oszukiwać. One zazwyczaj mają coś takiego, że jak się przez jakiś czas nic nie nie kliknie to przechodzą w ten tryb „nie robię nic”. I tutaj właśnie jacyś tacy tak jak ja kreatywni lenie poszli z tą kreatywnością za daleko, i na przykład pisali programy które ruszały myszką.
Słyszałam o tym, że takie istnieją, żeby właśnie oszukiwać te programy.
I to jest w tym momencie trochę kontrproduktywne ale generalnie dla osoby jeśli to jest po to, że samemu chcesz kontrolować swój czas, a powinieneś kontrolować swój czas, żeby wiedzieć potencjalnie gdzie on ci ucieka, jak planować wszystko, ile potrzebujesz czasu na dane zadanie, to to jest bardzo bardzo fajne narzędzie i myślę, że no każdy kto pracuje na własny rachunek powinien z czegoś takiego korzystać.
Tak szczególnie, że naprawdę jeżeli ktoś nie korzysta z żadnego tego typu narzędzia, to może być bardzo zaskoczony tym ile co faktycznie mu zajmuje, bo ja do dzisiaj tak mam czasem – już oczywiście mniej, bo używam Toggl od lat i ja bardzo lubię cyferki, statystyki, więc tam sobie często w niego zaglądam i analizuje. Ale do dzisiaj mam tak, że mi się wydaje, że pisałam tego jakiegoś tam maila przez dziesięć minut, a go pisałam przez dwadzieścia… albo myślałam że zajął mi dwadzieścia minut, a zajął czterdzieści. To jest takie bardzo zwodnicze, może się człowiekowi wydawać, że jakieś zadanie zrobi w x godzin, potem wychodzi razy trzy i nawet nie wiadomo z czego to wynika nie? Jeżeli tego nie masz w tej aplikacji albo nigdzie indziej to może ci się wydawać, że na przykład to jest wina tego klienta, który wysyłał tyle maili coś tam, a potem jak spojrzysz w tę liczbę to się okazuje, że to wizualizacje robiłeś trzy razy dłużej niż zwykle, a ten klient wcale nie wysłał więcej maili niż każdy inny.
Albo wprowadzasz się w taki tryb, że zawsze ci te projekty schodzą dłużej niż myślisz i wszyscy twoi klienci są trudni i wpędzasz się w taką spiralę negatywnego myślenia.
Tak… Łatwo wejść w takie usprawiedliwianie się, że jeżeli pracuje mało wydajnie no to to jest wina wszystkich tylko nie moja.
Tu przy okazji właśnie zajmowania się tymi rozpraszaczami chciałem powiedzieć o czymś takim jak taka trochę dolegliwość cywilizacyjna, która nas w tej chwili trapi czyli wszechobecne notyfikacje, powiadomienia, które zalewają nas z naszych wszystkich urządzeń, które stały się nieodzowną częścią naszego życia. Każdy pewnie ma smartfona, na którym co chwilę pewnie pojawiają się notyfikacje – tutaj ktoś skomentował coś na Facebooku, tutaj przyszła jakaś wiadomość na komunikatorze, tutaj jakiś mail – to coś to tamto… i często jest tak, że jak się widzi coś takiego no to jest taka pokusa, żeby zobaczyć co tam jest, jeśli ktoś tam coś skomentował no to co tam napisał tak?
Od trzech lat nie było żadnej ważnej notyfikacji ale może akurat to będzie ważna.
Tak! Może to jest ta, która zmieni nasze życie. I tak samo właśnie jak jak się widzi tą ikonkę nowego maila to jest jest taka pokusa żeby kliknąć, zobaczyć co tam w tym mailu i to jest właśnie takie coś takiego co nas co nas rozprasza, że żyjemy w takim w takim permanentnym stanie właśnie zajmowania się tym, co akurat jest najświeższe, tym co ostatnie nam nam gdzieś tam wyskoczyło i tak jak powiedziałeś wcześniej to wtedy nas wytrąca z takiego rytmu, że koniec końców nie znajdujemy czasu na te duże rzeczy i to jest coś co, tak jak mówiliśmy, trzeba sobie uświadomić żeby z tym walczyć ale to jest takie trudne i podstępne, bo ja na przykład mam także właśnie jak widzę jakieś te notyfikacje – no to no to ja muszę kliknąć, zwłaszcza w pracy właśnie jak widzę że tam, nie wiem, świeci się ta ikonka Outlooka, że przyszedł nowy mail, ja po prostu nie mogę wytrzymać że ona mi się świeci, muszę kliknąć żeby ona zniknęła.
Wiesz że to duże mózgi wykminiały Facebooka i tak dalej żeby właśnie nie dało się od niego oderwać, nie? W ten sposób Te wszystkie aplikacje są stworzone, nawet G-mail, żeby te ikonki właśnie były najbardziej zachęcające i najbardziej takie rozpraszające.
Ale widzisz, ale to nawet nie tylko telefon, bo na komputerze tak samo właśnie w pracy gdzie nie mam ani Facebooka ani maila ani nic takiego, mam służbowego Outlooka i służbowy komunikator to tak czy siak jeśli widzę, że tam jest jakaś tam kuleczka czy coś tam, że coś jest nieprzeczytanego no to ja muszę, muszę to kliknąć.
Wiesz co? To jest chyba wręcz uzależnienie. Coś mi się kojarzy, że kiedyś słyszałam o tym, że jak się kliknie właśnie tą ikonkę żeby zobaczyć jak jest powiadomienie to nam się uwalniają endorfiny, to normalnie mózg tak działa już. To znaczy ciężko powiedzieć czy mózg się do tego przyzwyczaił, zaczął tak działać, czy ktoś to odkrył i dlatego te ikonki tak wyglądają a nie inaczej. W każdym razie faktycznie to daje taki zastrzyk satysfakcji jak się kliknie.
No tak, no to musi działać no bo inaczej te wszystkie aplikacje nie byłyby pod to programowane, tak żeby… gdyby ludzie nie mieli takich odruchów no to nie można by było tego wykorzystywać.
Ale jak można temu zaradzić? Po prostu wyłączając wszystkie te notyfikacje. Wiem, że to brzmi brutalnie ale można się do tego łatwiej przyzwyczaić niż człowiek się spodziewał.
Zwłaszcza jeśli jesteś osobą, która ma pełną kontrolę tak jakby nad środowiskiem, w którym pracuje. Są możliwości wyłączenia notyfikacji, są w telefonie też takie aplikacje z takiej grupy fokus – czyli one służą do tego żeby właśnie kontrolować ten swój czas na telefonie, że włączasz taką aplikację i tam na przykład rośnie ci jakieś drzewko jeśli nie przerwiesz w ogóle działania tej aplikacji, no to to drzewko ci urośnie, a jeśli przerwiesz to ono umrze. No, a nie chcesz mieć umierających drzewek… to jest właśnie takie trochę wprowadzanie takiego aspektu gry do tego. I właśnie to jest przykład sposobów, które można próbować walczyć z tym takim – w pewnym sensie – jakimś naszym naturalnym odruchem żeby zajmować się tymi powiadomieniami, które nas atakują.
Ja mogę powiedzieć od siebie, że jak poznałam Michała to on wiecznie miał wyłączony dźwięk w telefonie co mnie doprowadzało do szału, bo nigdy nie wiedział że ja coś do niego napisałam… ale jakiś czas później dołączyłam do niego w tym wiecznym wyłączonym głosie i bardzo to sobie chwalę. Tak jak wyłączyłam trzy lata temu głos w telefonie to do dzisiaj go nie włączyłam i w międzyczasie wymieniłam telefon i bardzo sobie to chwalę, bardzo! Jak ktoś dzwoni to widać to po świecącym się ekranie, więc tak naprawdę te dźwięki – szczególnie jeżeli telefon się trzyma w pobliżu – nie są potrzebne. Jeszcze mi się przypomniało, że kiedyś pani swojego czasu mówiła o czymś takim że niektórzy są w szoku, że ona nie poleca brania telefonu do kibla.
No myślę, że to jest ogólnie taki też zdrowy nawyk, żeby zrobić sobie jakiś taki czas w dniu kiedy kiedy zostawiasz ten telefon. Ja na przykład tak mam na spacerach z psami. Na spacer z psami nigdy nie biorę telefonu, to jest taki taki nasz czas rodziny kiedy nikt nie przeszkadza, jesteśmy tylko my w trójkę.
Tak, ja odkryłam, że nie muszę być przyczepiona do telefonu jak parę razy zapomniałam go wziąć z sypialni do pokoju, w którym pracuje i się orientowałam na przykład po dwóch, trzech godzinach, że nie mam telefonu w pobliżu. Oczywiście owocowało to nieodebranymi połączeniami, ale zazwyczaj z mojego doświadczenia wynika, że dziewięćdziesiąt dziewięć procent telefonów to są takie telefony, które absolutnie nikt nikomu się nic nie stanie jeżeli się oddzwoni godzinę później albo nawet pięć godzin później albo ktoś po prostu sam zadzwoni jeszcze raz po jakimś czasie jeżeli my zapomnimy oddzwonić. Naprawdę rzadko kiedy te telefony są pilne. Po prostu ktoś dzwoni bo chce pogadać ale to nie musi być w danej sekundzie.
To myślę, że to jest też coś co co warto sobie uświadomić i to też pewnie wymaga trochę pracy takiej żeby żeby właśnie zdać sobie z tego sprawę, że nic się nie stanie jeśli nie odbierzesz tego telefonu, że generalnie zazwyczaj to nie są sprawy które muszą być załatwione na teraz zaraz, tylko coś co jeśli oddzwonisz za te parę godzin no to spoko. Jeśli jest jakiś telefon który musi być teraz zaraz to zazwyczaj wiesz o tym z wyprzedzeniem jesteś na to gotowe i masz ten telefon przy sobie żeby właśnie odebrać go wtedy kiedy kiedy tego kiedy sytuacja tego wymaga. To też zazwyczaj jest osoba, którą znasz więc wiesz, że akurat teraz dzwoni ta osoba którą musisz porozmawiać pilnie
Albo ktoś na przykład dzwoni dwa razy z rzędu, żeby pokazać, że faktycznie chce się dodzwonić że mu zależy. Chociaż to też jest zdradzieckie, bo pamiętam że właśnie kiedyś rano zostawiłam telefon właśnie w sypialni niechcący no i jak się zorientowałam, to tam były cztery nieodebrane połączenia z jednego nieznanego numeru. Ja sobie pomyślałam, kurde, aż cztery w przeciągu pół godziny – to musi być coś istotnego! No to oddzwaniam, a to było jakieś callcenter. Ja myślałam, że mnie szlag trafi! I tak sobie pomyślałam – już nigdy więcej nie będę oddzwaniać bez uprzedniego wygooglowania danego numeru telefonu!
Tak, no to chyba właśnie też często mają takie praktyki w tych różnych takich call center, że oni mają tą swoją listę numerów do dzwonienia i dzwonią tam ileś tam razy muszą zadzwonić zanim mogą odhaczyć że ten delikwent nie odbiera.
No ja się z tym nie spotkałam, znaczy spotkałam się tylko ten jeden raz, więc mam nadzieję że nie będą mieli takich praktyk, no ale to mnie zmotywowało do tego żeby sobie zapisać ten numer telefonu pod hasłem „nie odbieraj”, bo już naprawdę mnie to wkurzyło, także może to jest bardziej skuteczne ale bardziej irytujące dla drugiej strony… Co jeszcze mamy z tych metod? Mamy metodę pomodoro, która jest bardzo znana i polega na tym że pobiera się aplikację, ona odlicza na przykład dwadzieścia pięć minut plus pięć minut i te dwadzieścia pięć minut z założenia użytkownik powinien poświęcać na pracę a te pięć minut to przerwa i to oczywiście można sobie dostosować czasowo pod siebie. Niektórzy sobie wydłużają ten okres pracy i te przerwy albo zmieniają w ogóle. Przy częstotliwości tych przerw można to sobie edytować dowolnie pod siebie, natomiast to pomaga w takim skupieniu się na tym, że faktycznie teraz jest czas na pracę, a czas na Facebooku, pudelki, fajeczkę i inne takie rzeczy będzie za x minut. Bo to jest właśnie chyba cały ten sukces metody pomodoro, że widzimy, że ta przerwa nadejdzie. Że to nie jest tak, że mamy te osiem godzin musimy zapierdzielać bo to i tak jest nierealistyczne, więc nikt tego nie zrobi ale widzimy że ta przerwa nadchodzi, że po prostu to na co mamy ochotę zrobić w tej chwili niepracowego to może odczekać na przykład te piętnaście minut. To pomaga w takiej koncentracji. A propos koncentracji to jeszcze mogę powiedzieć, że znaleźliśmy badania które, na pewno słyszeliście o tych wynikach badań tylko nie słyszeliście może tak bardzo konkretnie, ale na pewno wiecie że w ciągu ośmiu godzin pracy raczej nikt nie pracuje przez osiem godzin… i znalazłam badania przeprowadzone w wielkiej Brytanii na kilkuset pracownikach, które wykazały że w przeciągu ośmiu godzin pracy tych godzin koncentracji na pracy faktycznej jest niecałe trzy godziny, a dokładnie dwie godziny i pięćdziesiąt trzy minuty… i to jest absolutnie przerażające… oczywiście to jest wśród pracowników biurowych, więc podejrzewam, że pracownicy, znaczy właściciele firm, pewnie by mieli trochę inne statystyki ale pytanie – na ile jesteśmy w stanie oderwać się od tych swoich zwyczajów z pracy na etacie w momencie kiedy zakładamy własną firmę? Myślę, że ten szok, o którym mówiłam na samym początku odcinka, że czas to pieniądz może tutaj dużo zdziałać. Ale jednak człowiek ma w sobie wyrobione nawyki, które sprawiają, że to nie jest takie łatwe żeby się przestawić.
No tak, zwłaszcza w przypadku osób które wcześniej pracowały na etacie i potem tak jakby robią ten zwrot o sto osiemdziesiąt stopni i zakładają swoją firmę.
Tak! Albo na przykład pracują jako freelancerzy i oprócz tego że pracują osiem godzin dziennie właśnie gdzieś tam w biurze, być może w korporacji albo no po prostu gdziekolwiek, no to jeszcze na przykład w weekendy chcą sobie dorobić no i się okazuje że ciężko jest im się skoncentrować na tym, co mają zrobić. Mają zadanie, które wymaga powiedzmy ośmiu godzin, chcą na to poświęcić sobotę – ale się okazuje, że wcale nie są wstanie się wyrobić w tą sobotę tylko cały weekend siedzą od rana do wieczora bo są tak bardzo nie przyzwyczajeni do faktycznej pracy przez tyle godzin z rzędu. Jeszcze jedną fajną zasadą którą można stosować by zwiększyć wydajność swojej pracy jest zasada dwóch minut, o której usłyszałam chyba właśnie od pani swojego czasu kiedyś. I ona mówi o tym, że jeżeli jakieś zadanie, które nam właśnie wpada niezależnie od tego czy jest jakieś super istotne, czy nie… jeśli ono ma nam zająć mniej niż dwie minuty to robimy od razu. I tutaj jak najbardziej się zgadzam, bo ja lubię przeglądać maila wiele razy dziennie – to jest mój tik nerwowy, mimo że nie zamierzam na nie wiele razy dziennie odpisywać, bo zazwyczaj w ciągu jednego dnia raz mam taką tour odpisywania a później ewentualnie na jakieś pojedyncze maile, ale też rzadko. Więc ja zaglądam sobie nad tym ale bez intencji siedzenia w nich, tylko po prostu jestem ciekawa co tam wpadło, więc tutaj ta endorfina znowu zastrzyk do mózgu i czasem jest tak, że widzę jakiegoś maila, czytam go sobie i już układam sobie dosłownie dwuminutową odpowiedź. Dwuminutową w tym sensie, że bardzo szybko byłoby to napisać, ja już to sobie układam w głowie i teraz w momencie gdy jak to już mam zaplanowane – co tam chce odpisać, jak zostawię to w spokoju i wrócę do tego większego zadania którym się przed chwilą zajmowałam no to to jest trochę bez sensu, bo potem jak do tego wrócę, do tego maila – to znowu od nowa muszę sobie wymyślać co tam odpisać. Więc znacznie lepiej jest to po prostu zrobić od razu, każda taka czynność która zajmie mniej niż dwie minuty najlepiej to zrobić od razu, bo skoro już i tak jesteśmy w tym jedną nogą to nie ma sensu do takiej małej rzeczy wracać.
Ja właśnie sobie przypomniałem że to jest wydaje mi się zasada często stosowana, co zaobserwowałem u właśnie takich menedżerów trochę wyższego szczebla w korporacji, z których często się trochę śmieliśmy, że jak wysyłaliśmy jakiegoś tam maila z pytaniem czy zgadzasz się na coś tam coś tam, to po prostu nie mijała minuta wracał mail OK, do tego stopnia że my się nabijaliśmy czy on nie ma ustawionej jakiejś takiej zasady Outlookowej, że automatycznie odpowiada okej. Ale być może właśnie wiesz, przejechał okiem, widzi ten dobra, chcę mieć to z głowy.
No bo to też ,jak się nie jest jednoosobową firmą tylko właśnie ma się pracowników, jest cały zespół no to to też wpływa na nich w jakim tempie ty podejmujesz decyzję, w jakim tempie odpiszesz na tego maila, jeżeli to zrobisz od razu no to te osoby, które czekają na odpowiedź od razu będą też mogły coś zacząć działać w tym kierunku, a nie że na przykład czekają dwa dni po to żeby uzyskać maila o treści tak.
Zastanawiamy się właśnie jak pogodzić tą metodę dwóch minut, z tym o czym mówiliśmy wcześniej czyli tym nie zajmowaniem się tym co akurat nam przyjdzie i też kontrolowaniu tych notyfikacji, tych wszystkich rzeczy, które do nas na bieżąco spływają.
Myślę że to jest właśnie to rozróżnienie, ta granica tych dwóch minut, że jeżeli to trwa poniżej dwóch minut to jest sens się tym zająć ale jeżeli to pierdołowate zadanie zajmie więcej czasu no to właśnie to odrzucamy i kontynuujemy zajmowanie się tym, co robiliśmy.
Tak, ale właśnie mówiliśmy o tym, żeby w ogóle nawet nie wchodzić, czyli zignorować.
Tak by było idealnie ale mówiłam o tym że ja mam tiki nerwowe i sprawdzam pocztę tysiące razy dziennie jeśli nie potrafię się opanować i faktycznie musze sprawdzać tego maila – oczywiście rozumiemy – my robimy tak samo, wszyscy jesteśmy tylko ludźmi, jedziemy tym samym wózku.
To jeśli możesz to załatwić szybko to załatw to szybko i miej to z głowy.
A jeżeli jesteś w stanie powstrzymać się przed zerkaniem na notyfikację na maila i tak dalej to szczerze gratulujemy – osiągnąłeś wyższy poziom. Dobrze, omówiliśmy już aplikację, metody, zasady takie doraźne, a teraz może porozmawiajmy o takich bardziej złożonych metodach na zwiększenie wydajności i produktywności. Pierwsza rzecz ultra istotna – ale o tym będziemy musieli nagrać odrębny odcinek – to jest dobre planowanie – o tym już wspomniałeś przy tej metodzie Eisenhowera ale ja to podkreślę, że dobre planowanie jest ultura ultra istotne w tym żebyśmy mogli pracować wydajnie, bo jeżeli żyjemy w wiecznym chaosie i nie wiemy w co włożyć ręce to nie będziemy w stanie zrealizować pewnych zadań tak szybko jak byśmy mogli bo po prostu cały czas gdzieś tam z tyłu głowy walczymy, zastanawiamy się czym się właściwie zająć, na kiedy jest jakieś deadline i tak dalej. To może być bardzo rozpraszające jeżeli nie ma się najpierw wymyślonej takiej struktury – co kiedy i dlaczego, a więc to jest dobre planowanie – o tym właśnie kiedyś nagramy odrębny odcinek, bo ja tutaj bardzo lubię planowanie i myślę, że trochę też poopowiadam o tym. Ja mam kolejkę klientów bardzo długą i mam rozpisane projekty na rok do przodu, a to jest temat bardzo podchwytliwy – jak to zrobić żeby żeby nie było wtopy żadnej. O tym kiedyś. Co jeszcze możemy zrobić żeby tą wydajność zwiększyć – możemy tą ofertę, którą mamy wewnątrz firmy – to już jest taka porada bardziej dla przedsiębiorców – przemyśleć pod kątem efektywności czyli to co mówiliśmy wcześniej że jeżeli używamy aplikacji Toggl, wiemy co ile nam zajmuje i możemy to przeliczyć na wynagrodzenie za godzinę to wtedy możemy też zaktualizować oferty pod kątem tego co nam przynosi największe pieniądze. Oczywiście firmie nie chodzi tylko i wyłącznie o pieniądze, więc możemy jeżeli chcemy sobie zostawić jakieś opcje, które na przykład zarabiają mniej ale dają nam więcej satysfakcji – ja nie mówię, że to jest jakby, że ten Toggl to jest jedyna wytyczna
Albo są na przykład ważne z punktu widzenia takiego wizerunku firmy.
Tak, tak, natomiast jeżeli nie wiemy w ogóle co nam przynosi jakie pieniądze no to ciężko jest cokolwiek z tym dalej zrobić… a jednak oferta dobrze przemyślana to jest baza sensownej firmy. Ja mogę powiedzieć od siebie jako architekt wnętrz, że robiłam na podstawie Toggl takie swoje wewnętrzne badania, analizy odnośnie tego czy duże projekty – w sensie o dużych metrażach są bardziej opłacalne niż projekty o małych metrażach – to jest taki stereotyp. I tak na pierwszy rzut oka może się wydawać, że jeżeli projektujemy na przykład dwieście metrów kwadratowych no to powinno to pójść szybciej, niż projekt pięćdziesięciu metrów kwadratowych – w sensie nie dosłownie szybciej ale tak w przeliczeniu właśnie proporcjonalnym i okazało się, że nie tylko nic a ja sobie spisałem bo jeszcze ja mam własną pracownię od trzech lat więc już tych projektów trochę mam za sobą i sobie spisałam te które wyszły z najlepszą miały najlepszą stawkę godzinową i najgorszą czyli najwięcej zarobiłam za godzinę przeznaczoną na ten projekt najmniej i okazało się że wcale te wyniki nie były zero-jedynkowe, one w ogóle nic nie wskazały tak naprawdę. Bo wśród tych najlepiej opłacalnych były małe projekty, średnie i duże i w tych najgorzej opłacanych było małe projekty średnie i duże… i dowiedziałam się w ten sposób, że teoretycznie może się wydawać, że ten metraż projektu im większy tym lepiej ale praktycznie wszystko zależy od klienta – bo jeden klient napisze dosłownie, nie wiem, trzydzieści maili w trakcie współpracy całej wielomiesięcznej, a inny klient napisze ich no może nie trzysta, ale napiszę setkę i zadzwoni trzydzieści razy na przykład. Po prostu te rozmowy, te rozkminy które oczywiście są ważne, ja nie mówię, że to jest coś złego, że klient wpisze tyle maili… te spotkania, to wszystko może zająć dużo albo mało czasu i to jest ta zmienna zewnętrzna, na którą ja nie mam żadnego wpływu, bo ja mogę sobie optymalizować pracę pod kątem tego żeby jak najbardziej wydajnie robić wizualizacje, najbardziej wydajnie robić rysunki i tak dalej, ale tego ile czasu poświęca na komunikację z klientem – na to nie mam wpływu. Oczywiście mogę próbować wymyślać jakieś struktury spotkań, które sprawią, że one pójdą w miarę szybko, że nie będzie w nich osób tylko faktycznie, na przykład – nie wiem – przygotuję sobie tematy do omówienia, będę po prostu przygotowana na to spotkanie i wtedy one nie będą takie chaotyczne, będą trwały trochę mniej ale w szerszej perspektywie i tak to wszystko zależy od klienta.
A czy masz w Togglu rozdzielenie w ramach danego projektu i co jest pracą projektową, co jest kontaktem z klientem i tak dalej?
Tak
A próbowałaś sobie liczyć tak jakby te statystyki skorygowane o kontakt z klientem czy tak jakby takiej pracy stricte projektowej wychodzi ci lepiej na dużych projektach niż na małych?
Tak – liczę – to był wynik był prawie identyczny.
To ciekawe!
No też mnie to zaskoczyło! Jest projekt, który na przykład ma pięćdziesiąt metrów kwadratowych, ja będę go robić powiedzmy sześćdziesiąt godzin z czego pięćdziesiąt godzin zajmie mi samo robienie projektu, dziesięć godzin kontakt z klientem – ja teraz mówię te cyfry z głowy, to nie są faktyczne statystyki tylko bardzo plus minus – i teraz to jest klient, który pisze przeciętną ilość maili, potrzebuje przeciętnej ilości komunikacji. Do innego klienta też pięćdziesiąt metrów kwadratowych będę projektować przez pięćdziesiąt godzin ale on będzie wymagał ode mnie dwudziestu godzin kontaktu i to jest to różnica tego klienta i teraz co ja teraz próbowałam powiedzieć, że liczyłam statystyki – niezależnie od komunikacji, tak liczyłam że jeżeli robię projekt pięćdziesiąt metrów kwadratowych, on mi zajmuje pięćdziesiąt godzin samo projektowanie, a jak liczyłam projekt dwieście metrów kwadratowych to on mi zajmował dwieście godzin i to było dla mnie duże zaskoczenie bo myślałam że tam będzie jakaś dysproporcja ale ta dysproporcja była minimalna, więc w sumie realnie tam było – nie wiem – sto dziewięćdziesiąt godzin, więc że on był minimalnie szybszy.
Okej, czyli nie ma efektu skali.
Nie ma, w projektowaniu wnętrz nie ma. Wydawałoby się, że będzie ale w moim przypadku nie ma. Możliwe, że inne pracownie miałyby inne wyniki, ale wydaje mi się, że to jest takie złudzenie, że im większy projekt tym szybciej się to wszystko robi ale okazuje się, że niekoniecznie. Oczywiście mówimy tutaj o projektach właśnie minimum pięćdziesiąt metrów, jeżeli ktoś projektuje na przykład jedno pomieszczenie to na sto procent zajmie więcej czasu niż by to wynikało z proporcji.
No właśnie chciałem powiedzieć, że to ten efekt skali prawdopodobnie będzie o miejsce tak jakby poniżej pewnego progu.
Tak… natomiast ciekawe jest, że nie idzie tak jakby w górę – czyli mamy tak jakby od pewnego momentu to się wypłaszcza i mamy liniową zależność pracy do metra projektu. Dlatego też przypomniało mi się że jedna klientka kiedyś zapisywała się na projekt – już ten projekt jest skończony, klientka zadowolona, wszyscy żyjemy długo i szczęśliwie – jak się do mnie zgłaszała i byłyśmy jeszcze przed podpisaniem umowy, a ja miałam już wtedy bardzo odległe terminy to ona mi zadała takie pytanie, które mnie absolutnie rozwaliło, mianowicie mnie zapytała: czy jakie jest prawdopodobieństwo, że ja zrezygnuję z projektu dlatego, że zgłosi się ktoś z większym metrażem… no i powiedziałam że zerowe! No jak podpisujemy umowę to jej zrobię ten projekt. Ale wiesz, jakby zszokowało mnie to, że klientowi może się wydawać, że dla mnie bardziej wartościowym klientem jest klient, który przychodzi z większym metrażem i to myślę, że ta statystyka, ten brak zależności będzie też ważne dla klientów, bo dla mnie to naprawdę nie ma znaczenia – w sensie ja wcale nie zarobię więcej na jednym projekcie, który ma dwieście metrów kwadratowych, niż na czterech projektach, które mają pięćdziesiąt metrów kwadratowych. Każdy jakby ten zarobek wydawałoby się że będzie większy przy tych dwustu metrach ale okazuje się, że wcale nie, że czasowo to zajmie bardzo podobną ilość czasu a i tak wycena jest od metra kwadratowego więc to też będzie analogiczne, będzie tak samo. No ja tam co prawda przy większych metrażach mam jakieś lekkie zniżki, tam dziesięć procent na przykład powyżej stu metrów kwadratowych ale i tak wiesz, no jakby tak jej powiedziałam, że to minimalnie mniej czasu zajmuje, no to wtedy właśnie jakby się wyrównują. Wszystko jest niemalże constans, więc tutaj mogłam bez żadnego zakłamania i bajerowania powiedzieć tej klientce, że absolutnie dla mnie to nie ma znaczenia. Co jeszcze możemy zrobić żeby tą wydajność zwiększyć? Z takich bardziej płynnych rzeczy no to możemy cały proces projektowy nie tylko oferty ale sam proces pracy z klientem oraz narzędzia ułożyć pod właśnie wydajności i tutaj podziele się tym sposobem, którym mówiłam na początku, że spotkał się z z brakiem zainteresowania mojego niegdysiejszego szefa
Tak to myślę że słuchacze niektórzy to po prostu już siedzą jak na szpilkach, że w ogóle nie pamiętają że coś takiego było.
Albo nie pamiętają albo czekają. Wreszcie o tym powiem – to będzie jedna z tych rzeczy, które się świetnie sprawdzają dla architekta wnętrz ale myślę, że jak o tym usłyszycie to jest szansa, że będziecie w stanie wymyślić coś pod swoją branżę podobnego. Mianowicie zauważyłam jeszcze właśnie pracując na etacie, że bardzo dużo czasu zajmuje mi wynajdowanie konkretnych produktów do projektu czyli na przykład mam za zadanie stworzyć projekt powiedzmy salonu danego dnia i bardzo dużą część tego dnia zajmuje mi znalezienie stołu, znalezienie krzeseł, które pasują, znalezienie lamp i tak dalej… takich konkretnych rzeczy, które wpasowują się w potrzeby danego klienta i wpasowują się w stylistykę pracowni tudzież tego jak tam klient sobie wyobraża to wnętrze… i wymyśliłam że zamiast za każdym razem przeszukiwać mnóstwo sklepów szukając najlepszych opcji, potem dopiero sprawdzając czy one w ogóle ze sobą się kleją czy niekoniecznie to stworzyłam sobie tablice na Pintereście, na których do dzisiaj zapisuję sobie fajne krzesła, lampy, stoły, całe wyposażenie, wszystko to, czego używam w projektach, na które się natknę wedle kategorii dzielę sobie. Słyszałam o tym, że niektórzy robią takie kategorie bardzo szczegółowo, na przykład osobno zapisują krzesła… ja sobie robie kategorie finansowe – czyli mam produkty – na przykład tablicę, która się nazywa meble niski budżet, meble średni budżet, meble luksusowe, lampy wysokobudżetowe. Takie kategorie. I oczywiście na samym początku to wymagało mnóstwo pracy bo musiałam przejść przez wszystkie swoje ulubione sklepy internetowe i sobie zapisywać te rzeczy. I teraz o co chodzi z tym zapisywaniem – że klikasz zdjęcie danego produktu zapisujesz sobie na Pintereście i piękno tej metody polega na tym, że jak potem wchodzisz na tą tablicę to wyświetlają się te zdjęcia. Czyli to nie jest tak że się zapisują tylko linki, bo to można nawet włożyć tylko widzisz tę propozycję i też widzisz fragment opisu, więc jeżeli chcesz na to poświęcić trochę więcej czasu to nawet cenę tego produktu możesz sobie wpisać do tego opisu Pinterestowego. I wtedy masz wszystko jak na dłoni, nie musisz wchodzić w te linki, nie musisz wchodzić na stronę sklepu tylko od razu widzisz co mniej więcej ile kosztuje albo dokładnie ile kosztuje, widzisz jak to wygląda, widzisz to czy to jest krzesło czy lampa i możesz sobie według tego wybrać… no więc na początek to wymaga trochę czasu żeby pozapisywać tą pulę mebli, wyposażenia, wszystkiego – natomiast potem to jest doskonałe, bo w momencie jak już trochę się tego używa, już trochę tych sklepów się tam pozapisywało – oczywiście potem trzeba aktualizować to w tym sensie, że sobie – jak pojawiają się nowości w ofercie to też sobie pozapisywać to trzeba na tym na bieżąco pracować, ale to jest fantastyczna metoda, żeby właśnie skrócić prace nad projektem. Bo w momencie jak zaczynam nowy projekt to mam już zapisanych setkę krzeseł, które są w tym stylu, w którym ja pracuję. Jeżeli ktoś pracuje we wszystkich stylach możliwych no to będzie miał tam więcej zabawy z tym albo sobie tablice na każdy – tak można też, żeby to było właśnie w ten sposób uporządkowane… ale w momencie jeżeli szukam na przykład niskobudżetowego krzesła, które jest tapicerowane, jest na złotej nóżce to ja już nawet nie patrzę na google, nie patrzę na sklepy internetowe tylko prostu patrzę na tą swoją tablicę i tam na przykład mamy dwadzieścia takich krzeseł do wyboru i sobie wybieram to, które mi się najbardziej podoba do tego projektu. I w momencie jak już robię specyfikację, czyli taką listę wyposażenia na sam koniec projektu, na sam koniec współpracy, to też jeżeli klient na przykład nie prosi o podanie jakiejś alternatywy, to też nie muszę znowu szukać od zera tylko znowu sobie wyświetlam tablicę na Pintereście i szukam czegoś podobnego. Jakby wszystkie te najsensowniejsze meble, najsensowniejsze lampy mam już zebrane w jednym miejscu, więc nie muszę ich szukać od zera za każdym razem. Więc to jest praca wykonana raz, która starcza później na wiele wiele wiele projektów.
No i to jest w sumie tak jak ja mówiłem na początku, że takie rzeczy które ci ułatwiają pracę to są zazwyczaj takie rzeczy, w które na początku musisz włożyć trochę pracy więcej niż pewnie robiąc to tak jak tsię robiło kiedyś, czyli więcej pracy włożyłaś w stworzenie tych wszystkich tablic na Pintereście, niż po prostu wyszukiwanie pod konkretny projekt, ale po pewnym czasie już ten zainwestowany czas ci się zwróci.
I to bardzo się zwraca! I zwraca się przez wiele lat później. Naprawdę można z tego korzystać bardzo długo i serdecznie polecam stworzyć, potem wdrożyć i utrzymywać i czerpać korzyści. Kolejną rzeczą w kontekście wydajności i produktywności jest temat, który się z tym troszkę może łączyć – mianowicie perfekcjonizm. Niektórzy mają problem z tym, żeby pracować wydajnie ze względu na to, że w efekcie perfekcjonizmu, poprawiających w nieskończoność wiecznie, uważają że to jest niewystarczająco dobre i to jest moim zdaniem koszmarne, w sensie – to jest taki problem, z którym wydaje mi się, że jest bardzo ciężko walczyć… Mnie dużo osób posądza o perfekcję, ja czasami tak sama o sobie mówię, jako taki skrót myślowy ale tak naprawdę nie jestem perfekcjonistką, ja po prostu jestem bardzo wymagająca – to nie jest ani trochę lepsze ale kiedyś słuchałam webinaru, który prowadziła pani swojego czasu – to już jest chyba czternasty raz jak jak pada – rozmawiamy efektywności. W każdym razie ona prowadziła webinar o tym właśnie, o perfekcjonizmie. I wtedy powiedziała ważną rzecz, którą ja sobie do dzisiaj zapamiętałam – że jest zdrowy i niezdrowy perfekcjonizm i według tego co ona wtedy mówiła ja raczej cieszę się tym zdrowym perfekcjonizmem czyli w zdrowy sposób staram się działać jak najlepiej ale nie jest to takie toksyczne, nie powstrzymuje mnie, nie sprawia że nad czym spędzam dziesięć razy więcej czasu niż bym mogła, więc tak też się da, też jest taki odłam … Czyli to, że komuś bardzo zależy na jakości to niekoniecznie musi oznaczać, że zmaga się z niezdrowym perfekcjonizmem, czyli z tym z tymi toksycznymi wiecznymi próbami poprawiania, z tym że ciągle ktoś powstrzymuje się przed – nie wiem -wypuszczeniem strony internetowej albo wypuszczeniem podcastu, bo on nigdy nie jest wystarczająco doskonały. Nie ma doskonałości – umówmy się! Nie da się osiągnąć jeżeli, ktoś tak bardzo bardzo próbuje we wszystkich, we wszystkim albo jakikolwiek obszarach życia do tego dążyć no to tylko się zamęczy.
Tu też myślę, że warto wspomnieć o tym, że w przypadku stosunku włożonego czasu do jakości, efektu no to to jest zależność bardzo nie liniowa, w sensie, że jesteśmy w stanie zrobić coś na poziomie – okej – w jakimś tam relatywnie krótkim okresie czasu i potem każdy tak jakby kroczek bliżej do ideału zajmuje nam coraz więcej czasu. To jest taka tak zwana zasada osiemdziesiąt dwadzieścia. Czyli osiągnięcie tego osiemdziesięciu procentowego progu jakości powinno nam zająć dwadzieścia procent czasu i to tak to jest oczywiście takie bardzo umowne zasady i to nie można tak traktować także zawsze tak będzie ale to jest mniej więcej obrazuje po prostu stosunek. Też wiadomo, że oczywiście często zrobienie czegoś jakości osiemdziesiąt procent nie jest wystarczające i trzeba po prostu zastanawiając się zastanowić się w którym momencie należy przerwać, w którym momencie jest ten idealny moment, że zrobiliśmy coś na wystarczająco dobrym poziomie, że od tego momentu już nie warto po prostu spędzać więcej czasu, bo zysk na jakości nie jest po prostu tego warty…
Tak, no myślę że to jest kwintesencja perfekcjonizmu, że perfekcjonista to się zatrzymuje na stówce… że on właśnie nie jest w stanie zobaczyć tej granicy, że strasznie jest to dla niego problematyczne żeby zobaczyć, że można się zatrzymać gdzieś indziej niż właśnie na tym ideale… tylko no problem jest taki, że tego ideału nie da się osiągnąć, więc nawet jeżeli ci się wydaje, że jesteś na stu procentach i kończysz pracę no to następnego dnia chcesz to wysłać klientowi patrzysz na to i myślisz sobie kurde… jeszcze tutaj można coś poprawić… i to jest największa wada perfekcjonizmu – to po prostu nigdy się nie kończy, że naprawdę jesteś w stanie nigdy niczego nie zrobić co planowało się od pięciu lat, bo po prostu cały czas widzisz jakieś obszary do poprawy. Ale tutaj już wchodzimy trochę w psychologię…
No wiesz, będziemy musieli nieraz i niejednokrotnie, że bardziej już teraz rozmawiamy o problemach perfekcjonizmu a nie o tym jak o metodach na podniesienie
No ale czy możemy coś powiedzieć o tym jak walczyć z perfekcjonizmem?
No oczywiście pani psycholog – proszę.
Myślę, że pierwszym krokiem do walki z perfekcjonizmem jest uświadomienie sobie, że nie da się osiągnąć gdy i to jest chyba najtrudniejszy pierwszy krok, że nasza praca nie może, nie ma takiej po prostu możliwości żeby była idealna, a drugim krokiem jest uświadomienie sobie tego, że klienci też nie wymagają ideału, nawet ci najbardziej wymagający i oni bardzo często ideał postrzegają inaczej niż my więc nawet jeżeli my się zamęczymy, spędzimy nad czymś pięć razy więcej czasu niż byśmy mogli, zrobimy coś co nam się wydaje że jest w dziewięćdziesięciu dziewięciu procentach ideałem to i tak klient może powiedzieć: mi się to nie podoba… Nie dlatego że nie jest idealne tylko po prostu nie trafiliśmy w jego gust. On ma inne inne spojrzenie na to, ma inny gust, ma inne potrzeby w tej usłudze, po prostu ma inne na to spojrzenie, więc jest też bardzo spora szansa, że klient nawet może nie docenić tego, że w jakimś tam aspekcie po prostu to jest wypieszczone na maksa.
Na sto procent nie, bo on nawet nie zauważyłby różnicy… no bo tak naprawdę w perfekcjonizmie jest tak, że to dążenie do doskonałości – tak mi się wydaje – może mi się źle wydaje, nie opiera się na tym że chcemy zadowolić klienta tylko na tym, że zadowolony właśnie ten swój własny, więc to zupełnie może się minąć z tymi potrzebami klienta.
Tak jak przed chwilą powiedzieliśmy on może powiedzieć, że w ogóle mu się to nie podoba i on tego nie doceni, no bo to jakby w ogóle… on ci powie: no to po co pani na tym tyle siedziała… przecież i tak efekt jest nędzny, ten klient będzie wkurzony że to tyle trwało i ty możesz powiedzieć – no bardzo przepraszam, tutaj zawaliłam termin, miałam zrobić w tydzień robiłam pięć tygodni ale proszę zobaczyć jakie jest to wypieszczone… A klient na to patrzy i sobie myśli: jestem wkurzony tym, że na to czekałem, że już się nastawił, że się nie będzie podobać bo jest zdenerwowany.
Nastawił się że to faktycznie musi urwać mu pewną część ciała, żeby było warte tego czekania, no a ponieważ nie urwało no to jest frustracja. Ja sama miałam taką przygodę z podwykonawcą z branży kreatywnej, który pamiętam, że wysłał mi to na co tam czekałam – nie było tam zawalonego deadlinu, w ogóle nie umawialiśmy żadnego konkretnego planu tylko orientacyjne mi powiedział ile mu to zajmie no i wysłał mi efekt końcowy i pamiętam, że napisał coś takiego: że to jest najlepsze coś co zrobił, że jest bardzo z tego zadowolony, że w ogóle jest z siebie mega dumny… no ja otwarłam i mi się to w ogóle nie podobało…
Jak mu teraz napisać?
No i powiem ci, że ja miałam taki zgrzyt, taki wyrzut sumienia, że za chwilę każę wszystko zmieniać. Napisałam o tym koleżankom z grupy master mindowej i jedna dziewczyna mi napisała coś co po prostu nie rozwaliło absolutnie… mianowicie mi napisała: co za gnój! na pewno tak wszystkim pisze, że to jest najlepsze co kiedykolwiek zrobił po to, żeby im było głupio wprowadzać poprawki! I wiesz, to jest taka druga skrajność. Podejrzewam, że tak nie było ale wiesz… to jest fascynujące, że w ogóle ludzie mogą tak pomyśleć, że nam – jako podwykonawcom się wydaje, że się wiesz tutaj odsłaniamy mówiąc, że jesteśmy tacy dumni z tego, że coś tam, że to będzie pozytywnie odebrane a druga strona może sobie myśleć, że jesteśmy po prostu cholernymi palantami.
Myślę, że chciałem właśnie o tym powiedzieć, że lepiej takich rzeczy nie pisać… no myślę, bo po prostu jest zbyt dużo sytuacji, w których to może po prostu się odwrócić przeciwko nam, aż właśnie może się okazać, że klientowi się to po prostu nie spodoba, wtedy też albo może mu być głupio albo właśnie może sobie pomyśleć że go chcemy zmanipulować
Albo może pomyśleć, że w takim razie – skoro to jest najlepsze co ten ktoś zrobił to znaczy, że tego już nie poprawi, czyli to nie będzie lepsze, no bo to już jest szczyt jego możliwości…
Nie, myślę że właśnie takie wychodzenie z tym, że to jest super, super mnie się udało, jestem z tego mega dumny raczej sugerowałbym żeby właśnie zachować dla siebie, można się podzielić na przykład nie wiem ze znajomymi ,z rodziną się pochwalić, że o patrzcie jakie fajne zrobiłem – mega mi się podoba, a z klientem relacje jednak trzymać na takim poziomie profesjonalnym, że to jest to jest pański projekt zgodnie tam z wytycznymi proszę tam informacje jak się podoba i tak dalej
Ja zawsze pisze klientom, że mam nadzieję że im się spodoba…
No! I to jest bardzo fajne!
Myślę, że takie uzewnętrznianie się lepiej się czyta w social mediach czyli jeżeli po tym jak już dostaniemy feedback od klienta, no to na przykład w ogóle projekt jest już zamknięty, chcemy go sobie już wrócić na na Facebooka czy gdzieś tam no to właśnie możemy napisać, że jesteśmy z niego dumni albo że nam się bardzo podoba albo że jesteśmy super zadowoleni, że klientowi się spodobał i tak dalej, że tutaj te emocje to odkrywanie się znacznie lepiej się czyta niż w momencie kiedy właśnie masz ten kontakt bezpośredni z klientem i on jest w tej sytuacji kiedy ma ci dać ten feedback. Jak już omówiliśmy metody, które bardziej lub mniej były konkretne i w ogóle czynniki, które wpływają na to znaczy listy czy pracujemy wydajnie to może wspomnijmy o tym jak walczyć z tym gdy klient przeszkadza nam w byciu wydajnym, czyli – lub pracownicy, bo też tak może być… gdy my próbujemy planować swoją pracę tak żeby wyciągnąć z danego dnia i tygodnia jak najwięcej a świat dookoła nam przeszkadza. Myślę, że tutaj w kontekście właśnie klientów, którzy na przykład komunikują się tymi metodami których my nie preferujemy czyli na przykład dzwonią wiele razy dziennie podczas gdy my preferujemy komunikację mailową – to tutaj świetnie się sprawdza komunikowanie tego jak pracuje dana pracownia, jak pracuje dana firma jeszcze przed podpisaniem umowy. Komunikowanie tego jasno na stronie internetowej w ofercie na mediach społecznościowych tak, żeby nie było żadnego żadnych wątpliwości jeżeli jakiś klient na przykład już na początku komunikuje, że ma czas tylko w soboty to nie piszemy: będzie pani zadowolona, jakoś to będzie, jakoś to zrobimy, jakoś się dogadamy – tylko piszemy: my pracujemy od poniedziałku do piątku, jeżeli jest pani w stanie się spotykać tylko w soboty to niestety nie będziemy firmą dla pani… i ja już miałam takie sytuacje i uważam, że to jest bardzo fair, żeby to powiedzieć od początku zamiast właśnie zachęcać klienta, że jakoś to rozegramy, a potem oczekiwać od niego, że jednak się dostosuje…
Albo w drugą stronę – potem cierpieć przez to, że musisz się dostosować do klienta i musisz wtedy poświęcić jakieś tam swoje rzeczy, tak że na przykład jesteś nieszczęśliwa, bo musisz w sobotę zamiast leżeć do góry brzuchem i odpoczywać jechać na jakieś spotkanie z klientem… Myślę, że w szerszej perspektywie to jest jeszcze bardziej szkodliwe niż sądzimy, no bo teoretycznie marnujemy tą jedną sobotę ale potem klient znowu chce się spotkać, więc kolejna sobota i potem znowu i w efekcie w całej tej współpracy może się wykształcić taka niechęć z naszej strony, której nie chcemy bezpośrednio pokazywać klientowi, ale gdzieś tam między wierszami ją widać i nawet sobie możemy nie zdawać z tego sprawy… Czyli po prostu ta klientka na przykład dzwoni, my już podejrzewamy, że znowu będzie chciała się umówić na sobotę i widzimy po prostu jej imię i nazwisko na ekranie telefonu i sobie myślimy „o Jezus…”. I wiesz, i to naprawdę może mieć przełożenie na całą współpracę i ten klient może to gdzieś tam między wierszami wyłapać, nie widzieć o co chodzi i sobie pomyśleć, że po prostu współpracuje z kimś mega nieprofesjonalnym. To jest taki grząski grunt właśnie, to takie poświęcanie się, zgadzanie się na warunki, które nam nie odpowiadają to bardzo łatwo może nam zaszkodzić w nieoczywisty sposób. Podsumowując cały temat wydajności chciałabym wam powiedzieć, że przede wszystkim nie musicie być wydajni non stop, bo wydaje mi się że taką mroczną stroną tej produktywności, wydajności jest właśnie takie przekonanie, że to musi dotyczyć wszystkich sfer naszego życia i musi być dwadzieścia cztery godziny na dobę… I jest nawet taka filozofia Hustle, która mówi o tym, że trzeba cisnąć cisnąć cisnąć cały czas po prostu nawet minuta nie może się zmarnować, cały czas musimy dowolny moment przemyśliwać i wykorzystywać tak, żeby jak najwięcej z niego wycisnąć i to jest taka pewna skrajność .
Tak, żeby tak jakby maksymalizować ten swój czas tak, który poświęcamy na pracę…
Ale to jest wiesz taka skrajność…
Każda minuta musi być wyciśnięty jak cytryna.
Tak dokładnie… i to jest taka skrajność z którą ja się absolutnie nie zgadzam z tą filozofią i chciałabym zachęcić do tego, żeby w nią nie wchodzić zbyt głęboko, w sensie żeby potraktować wydajność, te nasze wskazówki nie tylko nasze odnośnie bycia coraz bardziej wydajny w pracy do tego, żeby…
Żeby poukładać sobie swoją pracę tak, żeby czerpać z tego jak najwięcej korzyści i przyjemności dla siebie, żeby skroić to pod siebie. Jeśli dla ciebie odpowiednią ilością takiej intensywnej pracy dziennie jest pięć godzin to pracuj pięć godzin.
Dokładnie, jeżeli osiągnąłeś już jakieś czy osiągnęłaś poziom wydajności który ci odpowiada i po prostu przy większym poziomie się męczysz no to też nie ma nie ma sensu iść właśnie w takiej skrajności. Ta cała filozofia Hustle jest dlatego mówię, że jest taką skrajnością, bo właśnie próbuję wycisnąć każdą minutę jak cytryna i moim zdaniem to bardzo łatwo może pójść w kierunku przepracowania, takiego przebodźcowania, że non stop próbujemy osiągać więcej, więcej, więcej, lepiej, lepiej, lepiej i to jest coś co, no nie wierzę, że będzie w szerszej perspektywie w dłuższym okresie czasu obojętne dla zdrowia psychicznego, żeby po prostu bardzo łatwo można się wykończyć w ten sposób. Jeżeli mamy takie podejście do pracy zawodowej, że non stop musimy więcej, lepiej, szybciej i tak dalej, no to gdzieś tam bardzo łatwo myślę że może uciec po prostu przyjemność z wykonywania danego zawodu… i zdrowie też… i też bardzo łatwo można przestać cieszyć się swoimi sukcesami gdy cały czas tą poprzeczkę się daje sobie dużo wyżej, jeszcze wyżej, jeszcze wyżej, jeszcze wyżej… osiągniemy jakiś sukces i kolejnym się już nie cieszymy no bo przecież na poprzedni był większy więc no… hello! to jest w takim razie porażka, jeżeli ten kolejny sukces nie jest taki wysoki, więc tutaj przestrzegam przed tym, żeby korzystać jak najbardziej z dobrodziejstw metod do wydajniejszej pracy po to, by robić to samo szybciej, po to by nie budzić się właśnie z ręką w nocniku pod koniec dnia, że nic nie zdążyliśmy zrobić, a mieliśmy takie wielkie plany ale nie po to żeby się zarąbać…
Tak… i cytując Janinę Bąk: „wieszać sobie poprzeczkę na tyle wysoko, żeby dało się pod nią wygodnie przejść”.
Tylko Janina mogła coś takiego powiedzieć! Piękny cytat! Dobrze, mamy nadzieję, że nasze rozkminy dotyczące wydajności okazały się dla was jakkolwiek merytoryczne, jakkolwiek wartościowe, a jeśli nie – no to chociaż po prostu posłuchaliście z jakąś przyjemnością…
Tak – dziękujemy bardzo i do następnego razu!
Zachęcamy do tego, by słuchać kolejnych odcinków podcastu: „I tu się nie zgodzę”. Możecie słuchać zupełnie za darmo na agnieszkakonieczna.com oraz na platformach podcastowych typu spotify, apple podcast i google podcast. Zapraszamy serdecznie! Paaa!
Cześć!